【忙しい時期を平準化！】年間予定表の活用でプライベートを確保 教員特化型スケジュール管理術②（年間スケジュールの管理方法）
こんにちは！学校働き方改革アドバイザーの小太郎です！
前回の記事では、スケジュール管理のメリットや、紙ベースの予定表とカレンダーアプリの連携についてお伝えしました。
学校は１年ごとの年度進行で業務が進んでいきますが、若手の先生は、
- どの時期に・どんな業務があるのかピンとこない
- 学校行事とプライベートの予定がバッティングした
- 成績処理と分掌業務の繁忙期が重なって地獄を味わった
ということもあるのではないでしょうか。
そこで今回は、教員特化型スケジュール管理術（第２回）として、年間スケジュールの管理方法と繁忙期を作らないスケジューリングのコツをお伝えしたいと思います。
スケジュール管理が上手になれば、仕事の負荷をコントロールすることができ、セルフ働き方改革にもつながります。
ぜひ最後までお付き合いください！
目次
スケジュールは年間・月間・デイリーの３つの視点で管理する
「年間予定」や「月間予定」は学校の優れたスケジュール管理の仕組みです。
子どものケガやトラブルなど、思いもよらぬことが起こる場所だからこそ、何度も日程を検討し、予定をすり合わせ、スケジュールを練り上げる文化があるのだと思います。
では、個人レベルでは、どのようにスケジュール管理していけばいいのでしょうか。
学校の場合、年度単位でスケジュールが進行し、直近の予定は月間予定表で管理することが多いと思います。
ですから、スケジュール管理も年間予定・月間予定・デイリーの３つの視点で管理するのが学校の実情に即しています。
以下、ここでは年間スケジュールの管理方法を解説していきます。
年間予定の管理方法
年間予定のスケジュール管理は、以下のSTEP１～４の手順で行うのがおすすめです。年度末（３月）に次年度の「年間予定表」が配付されたら、次の作業を行いましょう。
- ＳＴＥＰ１ 年間の行事予定をスマホに入力する
- 学校行事とプライベートをバッティングさせないように学校行事をカレンダーに入力
- ＳＴＥＰ２ 年間予定表（紙）をバインダーに挟んでデスクに置く
- 年間予定表はいつでも確認できるようにバインダーに挟み、すぐに取り出せる場所に配置
- ＳＴＥＰ３ 業務スケジュールで繁忙期と閑散期を見える化する
- 年間を通じてどの時期がもっとも忙しいのか事前に把握する
- ＳＴＥＰ４ 繁忙期に備えて業務を平準化する（※余裕があれば）
- 繁忙期を作らないように、作業の前倒しで業務を平準化する
ＳＴＥＰ１ 年間の行事予定をスマホに入力する
年度末（新着任の場合は４月）に「年間予定表」が配付されたら、まず下表の予定をスマホに入力しましょう。
「スマホに仕事の予定を入れるのはイヤ」
「プライベートな時間まで仕事のことを考えたくない」
という人も多いと思いますが、学校のスケジュール（行事や部活の予定など）は、スマホのカレンダーに入れておくことをおすすめします。
なぜなら、スマホですぐ仕事のスケジュールを確認することによって、逆にプライベートな時間を確保することができるからです。
教員は部活の引率や学校説明会など、土日に仕事が入ることの多い職業です。
土日であっても、仕事の予定を確認してからでないとプライベートの予定を入れることができません。
そこで、「いつでも」「どこでも」スケジュールを確認できるように、スマホのカレンダーに仕事の年間予定を入力しておくのです。
そうすれば、スマホで仕事の予定を確認し次第、プライベートの予定を入れることができます。
また、部活の練習試合を学校外で申し込まれた場合でも、スマホを確認すればその場で返事ができるため、返事を忘れることもありません。
このように、スマホでスケジュール管理をすると「即決」することができ、即決することで時短とヌケモレの防止につながるのです。
スマホのカレンダーには以下の予定を入力しておきましょう。
| 学校行事 | 入学式・始業式・卒業式・試験期間・面談・修学旅行 |
| 会議 | 職員会議・学年会議・分掌会議・入試会議・成績会議 |
| 土日勤務 | 部活の大会・体育祭・文化祭・学校説明会 |
| 変則授業 | 午前授業・短縮授業・面談週間・入試業務 |
| 〆切 | 指定校申込み〆切・成績〆切・科目調査〆切・大会申込〆切 |
ＳＴＥＰ２ 年間予定表（紙）をバインダーに挟んでデスクに置く
スマホに予定を入力したら、「年間予定表」をバインダーに挟んでデスクのすぐに見えるところに置きましょう。これで年間予定とスマホの同期は完了です。
ＳＴＥＰ３ 業務スケジュールで繁忙期と閑散期を見える化する
次は自身の業務スケジュールの繫忙期と閑散期を確認します。
新年度が始まると、学年・分掌・顧問などの会議が立て続けに行われ、１年間の業務分担が決まります。そこで担当することになった業務をスケジュールに落とし込んでいくのです。
以下の「年間業務スケジュール」のような表を作成して、繁忙期と閑散期を見える化していきましょう。
この場合、矢印が重なる４月と９月が繁忙期となりますが、できるだけ繁忙期は作らないように分担することが大切です。
教科・学年・分掌・顧問などのコミュニティは異なるメンバーで構成されるため、他者の業務負荷が見えにくく、「学年」で修学旅行（10月）を担当しているのに、「分掌」で文化祭（９～10月）を担当する、という無茶な分担も起こり得るからです。
業務分担を誤ると、学年・分掌・顧問の業務の繁忙期が重なる「三重苦」を味わう恐れもあります。
ちなみに私は、異動したばかりの学校でこの「三重苦」を味わい、４月の業務をこなすため学校の近くのビジネスホテルに泊まって作業をした経験があります。
定時退勤で自由な時間をもつことも、効率のよいアウトプットで生産性を上げることも確かに大事です。
しかし、組織で苦しんでいる人をサポートすることもそれと同じくらい大事だと、この経験から学びました。
もし、あなたが残業に悩み、その状況を改善したいと願うのなら、業務の偏りに苦しむ人の気持ちはよくお分かりだと思います。
出席した会議で目を配り、繁忙期が集中する人がいたら、その人への心配りをお願いしたいと思います。
ＳＴＥＰ４ 繁忙期に備えて業務を平準化する
繁忙期と閑散期を把握したら、それを「平準化」していきましょう。
学校における繁忙期とは、「年度当初」「定期テストや成績処理」「研究授業の準備」「指導要録の作成」「推薦書作成や面接練習」などの時期です。
部活の顧問をしていれば、長期休暇も大会や練習で忙しく、教員に閑散期はありませんが、繁忙期よりも比較的落ち着いている時期、ととらえてください。
一般的には、６月、夏休み、11月、冬休みあたりでしょう。
あらかじめ繁忙期を把握しておけば、作業の前倒しなどで先手を打つことができます。
例えば、定期テストの作問は平月に少しずつ行うことができますし、成績処理もその都度評価を入力することで、学期末の作業が楽になります。
このように、繁忙期の業務の一部を閑散期に行い、月ごとの業務量をできるだけ均一にすることを「平準化」と言います。
繁忙期の発生が避けられない業種では、この平準化の工夫が、定時退勤の秘訣となります。
繁忙期を見える化し、ぜひ平準化に取り組んでみてください。
まとめ
今回は教員特化型スケジュール管理術（第２回）として、年間スケジュールの管理方法と繁忙期を作らないスケジューリングのコツなどをお伝えしました。
年間予定で押さえておくべきポイントは、実はそんなに多くありません。
最低限、文化祭や体育祭などの行事や、変則授業、土日勤務の日程が把握できていれば、予定がバッティングしそうなときはアンテナが立つはずです。
また、大まかなスケジュールが分かっていれば、自身の繁忙期にも先手を打つことができます。
本日の処方箋
- スケジュールは年間・月間・デイリーの３つの視点で管理する（月間・デイリーは次回）
- 年間スケジュールはスマホに入力してプライベートと一元管理
- 業務の平準化で余裕を持った年間スケジュールを実現
以上、教員特化型スケジュール管理術（第２回）は年間スケジュールの管理方法でした。
次回は教員のスケジューリングにとってもっとも重要な「月間予定」の管理方法をお伝えします！
次回もお楽しみにー！
