アプリで簡単スケジュール管理！教員特化型スケジュール管理術（アプリと紙の共存方法とは？）
学校働き方改革アドバイザーの小太郎です。
今回は、教員の「スケジュール管理術」について解説します。
「生徒との面談の予定を忘れていた」
「会議と保護者のアポイントをバッティングさせてしまった」
「提出が〆切より遅くなってしまった」
あなたはそんな経験はありませんか？
毎日仕事に追われる教員にとって、スケジュールを滞りなくこなしていくのは難しいものです。
生徒の進捗を把握する必要があればそれは尚更でしょう。
僕は、社会人１年目（民間企業時代）に先輩から「社会人のキホンはスケジューリングとファイリング」と教わったことがあります。
その時は「そんなもんか」としか思っていませんでしたが、当時のミスがきっかけで、今はスケジュール管理を最重要事項だと考えています。
当時22歳だった僕は、スケジュール管理どころか、手帳すら持っておらず、思い付いたタスクから着手するような行き当たりばったりの仕事の仕方をしていました。
いつも〆切に追われ、終電まで仕事をすることが当たり前の生活。
しかし、いくら若いとはいえ、そうした生活が続けばいつかは無理が生じます。
疲労をやる気でごまかしながら、添乗の前日も終電間際まで準備をしていた僕は、家に帰ってソファに腰掛けた途端に深い眠りに落ちてしまったのです。
アラームもかけずに。
７時15分――
目を覚ました瞬間、心臓が凍り付きました。
ツアー当日。添乗員の集合時間は７時30分です。
自宅から集合場所までは電車で１時間。バス１台40人のお客様が添乗員の到着を待っているかと思うと、恐怖で震えます。
身支度もせずに（幸いスーツのまま寝ていたので）外へ飛び出し、タクシーで集合場所まで向かったのでした。
今回は、そんな大失敗を経験した小太郎が、研究を重ねた末に行き着いた「教員特化型のスケジュール管理の方法（全４回）」をお伝えします。
小太郎
スケジュール管理のメリット
その手のビジネス書を買い込んで、スケジュール管理のイロハを学んでみると、本の内容には「共通点」があることに気付きました。
それは、どのスケジュール管理メソッドも本質は同じ、ということです。
- メソッドを構築するに至った経緯
- メソッドの特徴
- 著者が重視するポイント
などはもちろん異なるのですが、
- なぜスケジュール管理が必要なのか
- スケジュール管理の目的
- スケジュール管理のメリット
などの本質については、どの本も基本的に同じことを言っていたのです。
メソッドそのものが類似していることも多々ありました。
スケジュール管理など生産性向上のメソッドは、心理学や行動経済学と結びついて発展してきたため、同様の研究や法則を論拠としたことが、その一因なのかも知れません。
そう考えると、スケジュール管理は科学的に発展してきた学問と捉えることもできます。
では、スケジュール管理のメリットとは何でしょうか。
- 1日の予定やタスクが明確になる
- 優先順位がハッキリする
- 段取りを組みやすくなる
- ヌケモレがなくなる
- 作業の効率がアップする
などが僕の考えるスケジュール管理のメリットです。
実は、これらのメリットは相互に関連づいています。
- 1日の予定やタスクが明確になるから、優先順位がハッキリする
- 優先順位がハッキリするから、段取りを組みやすくなる
- 段取りを組みやすくなるから、ヌケモレがなくなる
- 結果として、作業の効率がアップする
という具合です。
こうして見ると、スケジュール管理のメリットは非常に論理的で明快です。
そして論理的であるがゆえに、再現性も高くなります。
僕は、あの失敗を機にスケジュール管理を徹底的に学びました。
ビジネス書からだけでなく、職場の先輩や上司など、時間管理が上手くパフォーマンスの高い人にスケジューリングのコツを聞いて回り、試行錯誤の末に自分の「型」を確立することができました。
そのメソッドを教員用にアレンジし、たどり着いたのが今回のスケジュール管理です。
スケジュールを工夫すると、仕事だけでなく同時にプライベートの時間管理にもよい影響が現れます。
そして、そのスキルは職業人として働いている限りあなたの働き方をサポートし続けてくれます。
ぜひご自身にあったスケジュール管理を確立してみてください。
学校予定はスマホにも入力する
「スマホに仕事の予定を入れるのはイヤ」
「プライベートな時間まで仕事のことを考えたくない」
という人も多いと思いますが、学校のスケジュール（行事や部活の予定など）は、スマホのカレンダーに入れておくことをおすすめします。
なぜなら、スマホですぐ仕事のスケジュールを確認することによって、逆にプライベートな時間を確保することができるからです。
教員は部活の引率や学校説明会など、土日に仕事が入ることの多い職業です。
土日であっても、仕事の予定を確認してからでないとプライベートの予定を入れることができません。
そこで、「いつでも」「どこでも」スケジュールを確認できるように、スマホのカレンダーに仕事の年間予定を入力しておくのです。
そうすれば、スマホで仕事の予定を確認し次第、プライベートの予定を入れることができます。
また、部活の練習試合を学校外で申し込まれた場合でも、スマホを確認すればその場で返事ができるため、返事を忘れることもありません。
このように、スマホでスケジュール管理をすると「即決」することができ、即決することで時短とヌケモレの防止につながるのです。
ぜひスマホのカレンダーには仕事の予定を入力しておきましょう。
紙ベースの予定表とスマホアプリを同期する
近年はコロナ禍の影響もあり、学校でもアプリやICTの利用がすすんでいますが、
それでも資料は「紙文化」という学校が大勢ではないかと思います。
そこで、学校では紙ベースの予定表（年間予定・月間予定）を利用し、それ以外の場所（自宅や出先）ではスマホで確認できるように、紙ベースの予定表とスマホを同期させると便利です。
具体的には、仕事の予定は紙ベースに記入した上で、スマホのカレンダーにも入力しておくのです。
紙ベースの予定表はバインダーに挟んで、デスクの見やすいところに置いておきましょう。
予定表とスマホを同期させると、二度手間になってしまいますが、これによって「いつでも」「どこでも」ユビキタスにスケジュール確認ができます。
なお、スマホだけでもスケジュール管理できるのに、わざわざ紙ベースでも準備しておく理由は、「即時性」と「一覧性」で紙ベースの方が優れているからです。
スマホを取り出し、カレンダーをタップし、予定の月までアクセスするには30秒はかかります。
その間、LINEのポップアップを見たら、思わずメッセージを開いてしまうかも知れません。
そのロスタイムを考えると、バインダーを取り出すだけで予定を確認できる紙ベースの予定表は「スピード」の面で優位性があるのです。
また、カレンダーアプリの場合、月単位で表示されるため翌月とのつながりが見えにくいなどのデメリットがあります。
しかし、年間予定の場合はA4用紙一枚に半年分（４～９月）の予定が記載されているため「見やすさ」の面でも優れています。
紙ベースの予定表とスマホのアプリの特徴は以下の通りです。
| 紙ベース（年間予定・月間予定） | スマホのカレンダーアプリ | |
| 使用場所 | 学校 | 学校以外 |
| 用途 | メイン | サブ |
| メリット | 即時性（スピード感） 一覧性（見やすい・俯瞰できる） 手書きできるため自由度が高い | ユビキタス（いつでもどこでも） HPなどのリンクを貼れる リマインド設定が可能 |
| デメリット | 持ち運びにくい かさばる | 情報を一覧表示できない SNSなどの誘惑 |
このように、紙ベースの予定表とスマホのアプリには一長一短の特徴があります。
私は、スケジュール確認の際、学校では紙ベースの月間予定、それ以外の場所ではスマホを利用しているのですが、「二度手間がイヤ」という人もいると思います。
確かに、スマホで一元管理できるのであれば、それに越したことはありません。
その場合、両方のやり方を比較し、紙とスマホを同期するメリットより、二度手間のコストが大きいと感じたらやめるという判断もできます。
なお、スケジューリングで留意したいのは、仕事とプライベートは分けず、一元管理することです。
その理由は、
- 両者を分けるとヌケモレやバッティングが生じやすいこと
- プライベートの予定が見えることで、仕事の生産性が上がること
- 一元管理によって、プライベートも含めた忙しさが可視化できること
などです。
ぜひ、あなたも使い勝手のよいスケジュール術を見つけてください。
それが生産性向上の第一歩です。
まとめ
今回は教員特化型スケジュール管理術（第１回）として、「スケジュール管理のメリット」や「スケジュールのおける紙とアプリの使い分け方法」などをお伝えしました。
学校で紙とデジタルツールをどのように使い分けるか、は永遠の命題だと思います。
まだ、「自分のルールが定まっていない」「スケジュール管理の方法がわからない」という先生は、ぜひマネするところから始めて頂ければと思います。
- スケジュール管理は社会人の基本（やってないと恐ろしい目に遭います・・）
- 学校の予定はスマホカレンダーに入力する
- スマホアプリと紙ベースの予定表を同期する
次回のスケジュール管理（第２回目）は、年間予定の管理方法について解説します。お楽しみにー！
なお、メルマガでは不定期発信中です。
長時間労働や忙しさに悩む先生方のヒントになれば幸いです。時短や効率化に関心がある方、プライベートの時間を充実させたい方などはぜひご登録ください。登録して頂いた方へ、時短ツールもプレゼントしています。
小太郎
