【学校業務の基本スケジュール】教員特化型スケジュール管理術③月間予定表で学校の動きをスピード把握！
こんにちは！学校働き方改革アドバイザーの小太郎です！
前回の記事では、スマホを活用した年間スケジュールの管理方法と繁忙期を作らないスケジューリングのコツについてお伝えしました。
学校では、年間スケジュールを大枠として、それに基づいた月間予定が立てられます。そのため、直近の予定は「月間予定表」を確認しながらタスク管理することが多くなります。
ですが、若手の先生の中には、
- 月間予定表は情報量が多くて把握するのが難しい
- 「どの予定が・誰の・何の仕事か」よく分からない
- 年間予定が月間予定で変更になっていて困った
ということもあるのではないでしょうか。
そこで今回は、教員特化型スケジュール管理術（第３回）として、月間スケジュールの管理方法とスケジュールをタスク（todoリスト）に変換するコツをお伝えしたいと思います。
月間スケジュールを管理できれば、毎日の退勤時間もコントロールできるようになります。
ぜひ最後までお付き合いください！
目次
月間スケジュール管理の４ＳＴＥＰ
「月間予定表」は、学校の基盤となるもっとも重要なスケジュールです。月間予定表が配付されたら、次の作業を行い、予定を確実に把握しましょう。
- ＳＴＥＰ１ 月間予定表で翌月のスケジュールを確認する
- 月間予定表で翌月と翌々月の全体・学年・分掌・部活の動きを把握します。
- ＳＴＥＰ２ 年間予定から日程変更された予定をスマホに反映させる
- 年間予定から日程が変更された行事を確認し、情報をアップデートします。
- ＳＴＥＰ３ 月間予定表をバインダーに挟む
- 「年間予定表」「月間予定表」をまとめたスケジュール用バインダーを作ります。
- ＳＴＥＰ４ 自身に関連するタスクをtodoリストに記入する
- 月間予定表から「自身に関連するタスク」を洗い出して、todoリストに追加します。
以下、STEP１～４まで手順を詳しく解説します。
ＳＴＥＰ１ 月間予定表で翌月のスケジュールを確認する
まず、月間予定表で翌月と翌々月のスケジュールを確認します。一か月の学校の動き（全体・学年・分掌・部活）を頭に入れていきましょう。
月間予定表は情報量が多く、若手の先生は「どの予定が、誰の、何の仕事か」よく分からないこともあると思います。そこで、おすすめしたいのが蛍光マーカーとカラーペンの使用です。
色わけのルールを以下のように決めて、月間予定表にマーカーを引くと、「何の予定」か視覚的に分かり、情報を処理しやすくなります。
色分けのルール（例）
- 緑：学年業務（学年会議、学年集会、学年行事など）
- 青：分掌業務
- 黄：部活動関連業務
- 赤：〆切
例えば、月間予定表に記載された「学年会議」の文字の上から緑マーカーを引くと、一目で「学年業務」と分かります。
また、スケジュールは常に追加されるので、新たな予定が入ったら、色わけのルールをそのまま適用して、カラーペン（学年なら緑）で月間予定表に追記しましょう。
ＳＴＥＰ２ 年間予定から日程変更された予定をスマホに反映させる
次に、年間予定から日程が変更された行事を確認します。年間予定は年度末に作成するため、実際に新年度のスケジュールが動き出すと、日程が変わることもあります。
その際は、年度当初スマホに入力した予定も最新版に変更しなければなりません。
月間予定表とスマホのカレンダーを見比べて、「変更点をスマホに反映する」「月間予定表の重要事項はスマホに追加する」などの同期作業を行いましょう。
ＳＴＥＰ３ 月間予定表をバインダーに挟む
月間予定とスマホの同期が完了したら、月間予定表をバインダーに挟み、すぐに取り出せるところに置きましょう。年間予定表のバインダーに、月間予定表も追加すれば「スケジュール用バインダー」の出来上がりです。
スケジュール用バインダーには、「部活の日程表」「特別時間割の予定表」「試験監督の日程表」「成績処理スケジュール」なども一緒に挟んでおくと便利です。
スケジュール関連の書類を一カ所にまとめ、いつでも予定を確認できるようにすることで、ヌケモレのないスケジューリングが可能になります。
ＳＴＥＰ４ 自身に関連するタスクをtodoリストに記入する
最後に、月間予定表から「自身に関連するタスク」を洗い出します。
例えば、月間予定表に中間テストがあれば作問のタスクが、三者面談があれば保護者通知を作成するタスクが発生すると思います。それらをtodoリストに記入するのです。
タスクの洗い出しは、連想ゲームの要領で行うのがポイントです。
「三者面談」であれば、「保護者案内→出欠確認→スケジュール調整→教室清掃」のように、派生的に様々なタスクを思い付くと思います。
これらのタスクを書き出し、周囲の先生と作業内容を確認しておけば、ヌケモレの心配もありません。
ちなみに、連想ゲーム中に出てきたタスクはすべて書きましょう。
中には書く必要があるか迷うタスクも出てきますが、書くか否かを考えると、脳が「発散思考」から「収束思考」へ切り替わり、発想にブレーキがかかってしまいます。
ですので、一旦すべて書き出し、そのあとに不要なものがあれば削除すればよいのです。
このように、月間予定表からタスクを洗い出すと、スケジュールがタスクに変換されるため、あなたが着手すべきタスクをリストアップすることができます。
どのようなタスクが発生するか分からない時は、周囲の先生（同学年や同分掌など）に確認してみましょう。これで月間予定の作業は完了です。
まとめ
今回は教員特化型スケジュール管理術（第３回）として、月間スケジュールの管理方法とスケジュールをタスク（todoリスト）に変換するコツなどをお伝えしました。
「月間予定表」は、学校業務においてもっとも基本となるスケジュールです。
月間予定表が配布されたら、しっかりと時間をとってスケジュールやタスクの確認を行いましょう。また、月間予定表をこまめに確認したり、情報を追記したり、月間予定表をアップデートすることも大切になります。
本日の処方箋
- 「月間予定表」は学校の仕事の基本となるスケジュール
- マーカーを活用し、月間予定表を視覚的にわかりやすくすると認知の負荷が下がる
- 月間予定表からタスクを拾ってtodoリストへ記入するとヌケモレがなくなる
以上、教員特化型スケジュール管理術（第３回）は月間スケジュールの管理方法でした。
ぜひ月間予定表を使い倒し、学校全体の動きを踏まえてご自身のスケジューリングをしてみてください。１～２週間の見通しが立つため、ムダのない仕事で作業効率も高まるはずです。
次回は毎日の定時退勤と生産性向上に必須の「デイリースケジュール」の管理方法をお伝えします！
次回もお楽しみにー！
